Placements Empire Vie

Avec Confiance

Politique en matiere de protection des renseignements personnels

Introduction

La protection des renseignements personnels fait partie intégrante de la relation d’affaires avec Placements Empire Vie Inc. (« Placements Empire Vie »). Il est important pour nous de protéger les renseignements personnels et la présente politique énonce la manière dont nous recueillons et gérons les renseignements personnels de façon à protéger la vie privée de nos clients, fournisseurs et membres du personnel.

Que faut-il entendre par « renseignements personnels »?

Dans le présent document, « renseignements personnels » signifie tout renseignement concret ou subjectif permettant d’identifier une personne.

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels auprès d’une variété de personnes avec qui notre société fait des affaires, y compris les clients, les bénéficiaires, les membres du personnel, les entrepreneurs et les détaillants.

Les renseignements personnels peuvent être recueillis sous différentes formes, notamment : par écrit (comme les correspondances et les notes de service), par l’intermédiaire des communications et de dossiers électroniques, d‘enregistrements vidéo ou audio et de photographies.

Voici des exemples de renseignements personnels : le nom d’une personne, son âge, son sexe, sa santé, ses caractéristiques personnelles ou sa situation personnelle et financière. Les renseignements personnels peuvent aussi inclure des éléments tels que les numéros d’identification (comme le NAS ou les numéros d’employé), les renseignements portant sur les comptes bancaires, le revenu et les dossiers d’emploi.

Les renseignements personnels n’incluent pas le nom, le titre ou l’adresse d’affaires, le numéro de téléphone ou l’adresse électronique des employés d’une entreprise.

À Placements Empire Vie Inc., nous suivons dix principes en matière de protection des renseignements personnels.

Principe 1 : Responsabilité

Placements Empire Vie Inc. est responsable des renseignements personnels qui lui sont confiés et a désigné une ou plusieurs personnes qui sont responsables de la conformité à la présente politique.

Placements Empire Vie Inc., les membres de son personnel et ses fournisseurs assument la responsabilité de tous les renseignements personnels en leur possession ou sous leur contrôle, y compris les renseignements qui ont été obtenus auprès d’un tiers ou transférés à celui-ci à des fins de traitement.

Un Chef de la protection des renseignements personnels a été désigné pour veiller à la conformité de Placements Empire Vie Inc. à la présente politique ainsi qu’aux lois, aux règlements et aux lignes directrices applicables en matière de vie privée. Le cas échéant, les responsabilités du Chef de la protection des renseignements personnels peuvent être déléguées à une ou plusieurs personnes au sein d’un secteur d’affaires particulier qui connaît la nature des renseignements personnels recueillis au sein de ce secteur ainsi que les besoins particuliers que le secteur pourrait avoir concernant la protection des renseignements personnels.

Principe 2 : Détermination des fins de la collecte de renseignements

Placements Empire Vie Inc. précisera l’usage qu’elle compte faire des renseignements personnels, au moment de leur collecte ou avant.

Placements Empire Vie Inc. recueille des renseignements personnels de différentes façons. Par exemple, les renseignements pourraient être recueillis dans le cadre d’une proposition, sur un formulaire de demande, au cours d’un entretien personnel ou par d’autres moyens. Au moment de la collecte ou avant,
Placements Empire Vie Inc. indiquera l’usage qu’elle compte en faire. Cette précision peut être communiquée par écrit ou verbalement, selon la manière dont les renseignements sont recueillis.

Les personnes qui recueillent les renseignements personnels doivent être en mesure d’expliquer aux personnes concernées les motifs pour lesquels les renseignements sont recueillis.

Placements Empire Vie Inc. recueillera, utilisera et communiquera uniquement les renseignements dont elle a besoin aux fins précisées au moment de la collecte.

Avant d’utiliser les renseignements personnels à des fins non prévues à l’origine, Placements Empire Vie Inc. communiquera avec la personne concernée pour lui expliquer le nouvel usage qu’elle compte faire des renseignements et obtenir son consentement préalable, à moins que ce nouvel usage ne soit prescrit par la loi.

Principe 3 : Consentement

Placements Empire Vie Inc. doit obtenir le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels, sauf lorsque ce consentement est inapproprié.

Généralement, Placements Empire Vie Inc. obtiendra le consentement pour utiliser ou communiquer les renseignements personnels au moment de la collecte, mais avant leur utilisation (par ex. lorsque la société souhaite utiliser les renseignements à des fins qui n’ont pas été précisées à l’origine).

Placements Empire Vie Inc. pourrait demander le consentement de différentes façons, selon les circonstances et la nature des renseignements recueillis. La société sollicitera généralement un consentement exprès si la confidentialité des renseignements personnels ne fait aucun doute.

Parfois, le consentement pourrait être obtenu auprès d’un représentant autorisé, comme un tuteur légal ou une personne disposant d’une procuration.

Le consentement implicite peut être implicitement accordé dans des cas où les renseignements sont peu confidentiels et que le consentement à leur collecte, à leur utilisation ou à leur communication peut être raisonnablement sous-entendu.

Dans certains cas restreints, les renseignements personnels peuvent être recueillis, utilisés ou divulgués à l’insu de la personne ou sans son consentement. Par exemple, pour des raisons juridiques ou sécuritaires qui pourraient rendre impossible ou impraticable l’obtention du consentement. Lorsque les renseignements sont recueillis dans le cadre d’une enquête sur une violation de contrat potentielle, à des fins de prévention ou de détection de fraudes ou de répression criminelle, la sollicitation du consentement peut aller à l’encontre de l’objectif visé par la collecte des renseignements. De même, l’obtention du consentement pourrait être impossible ou inappropriée lorsque la personne est mineure, gravement malade ou autrement inapte.

Une personne peut retirer son consentement en tout temps, sous réserves de certaines restrictions juridiques ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Placements Empire Vie Inc. informera la personne des répercussions d’un tel retrait, qui pourraient inclure l’incapacité à administrer un compte ou à consigner un dossier des parts.

Principe 4 : Limites de la collecte

La collecte se limitera aux seuls renseignements personnels jugés raisonnablement nécessaires aux fins indiquées par Placements Empire Vie Inc. Les renseignements doivent être recueillis uniquement à l’aide de moyens équitables et légaux.

La société recueillera les renseignements personnels avec discernement. La quantité et la nature des renseignements recueillis se limiteront à ce qui est raisonnablement nécessaire aux fins précisées.

Les renseignements seront recueillis d’une manière conforme aux obligations de la société de préciser l’usage prévu des renseignements et d’obtenir le consentement de la personne à la collecte, à l’utilisation et à la communication des renseignements personnels.

Principe 5 : Limites de l’utilisation, de la communication et de la conservation

Placements Empire Vie Inc. utilisera ou communiquera les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que la personne ne consente à ce qu’ils soient utilisés ou communiqués à d’autres fins ou conformément aux exceptions énoncées ci‑dessus. Les renseignements personnels seront conservés uniquement pendant la durée nécessaire aux fins précisées.

Les renseignements personnels utilisés pour prendre une décision concernant une personne seront conservés suffisamment longtemps pour permettre à la personne d’y avoir accès après que la décision a été rendue.

Les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis doivent être détruits conformément à la Politique de l’Empire Vie en matière de conservation des dossiers.

Principe 6 : Exactitude

Les renseignements personnels seront aussi exacts, complets et à jour que nécessaire aux fins pour lesquelles ils sont destinés.

L’utilisation des renseignements déterminera l’étendue de la mise à jour des renseignements, en tenant compte des intérêts de la personne. Les renseignements seront suffisamment exacts, complets et à jour pour réduire au minimum les risques qu’une décision se rapportant à une personne soit fondée sur des renseignements inappropriés.

Placements Empire Vie Inc. ne mettra pas régulièrement à jour les renseignements personnels, à moins que ne l’exige les fins pour lesquelles ils ont été recueillis.

Principe 7 : Mesures de sécurité

Les renseignements personnels seront protégés par des mesures de sécurité appropriées à leur niveau de sensibilité.

Placements Empire Vie Inc. a mis en œuvre des mesures de sécurité ainsi que des séances de formation appropriées pour protéger les renseignements personnels contre la perte ou le vol, et contre l’accès, la communication, la reproduction, l’utilisation ou la modification non autorisés.

Les mesures de sécurité varient selon la nature des renseignements recueillis de même que le support sur lequel ils sont conservés. Les méthodes de protection comprennent notamment les mesures de sécurité matérielles, organisationnelles et technologiques conçues pour restreindre l’accès aux seules personnes autorisées, à garantir l’intégrité des renseignements et à les protéger contre l’utilisation ou la communication non autorisées.

Les méthodes de protection comprennent aussi les mesures visant à s’assurer que tous les tiers avec qui nous avons un contrat et qui peuvent être appelés à manipuler les renseignements personnels disposent de mesures de sécurité comparables.

Principe 8 : Transparence

Placements Empire Vie Inc. mettra à la disposition immédiate des particuliers des renseignements précis sur ses politiques et pratiques relatives à la gestion des renseignements personnels.

Voici les renseignements qui doivent être mis à la disposition des particuliers:

  • le nom ou le titre ainsi que l’adresse des personnes responsables des politiques et des pratiques de la société et à qui les plaintes ou les requêtes doivent être acheminées;
  • les moyens d’avoir accès aux renseignements personnels détenus par la société;
  • une description du type de renseignements personnels détenus par la société et un compte rendu général de leur utilisation;
  • une copie de la présente politique et de tout autre document d’information expliquant ou précisant la présente politique;
  • la nature des renseignements personnels qui sont mis à la disposition d’organisations affiliées ou de filiales.

Principe 9 : Accès aux renseignements personnels

Si une personne en fait la demande, Placements Empire Vie Inc. l’informera de l’existence, de l’utilisation et de la communication de ses renseignements personnels et lui donnera accès à ceux-ci. Une personne pourra contester l’exactitude et l’exhaustivité des renseignements et demander que des modifications y soient apportées au besoin.

Sur demande, Placements Empire Vie Inc. indiquera à la personne si elle détient ou non des renseignements personnels à son sujet, permettra à la personne d’accéder aux renseignements et lui fournira une description des usages auxquels ils sont réservés, y compris la communication à des tiers (le cas échéant).

Dans certaines situations, Placements Empire Vie Inc. peut ne pas être en mesure d’accorder l’accès à la totalité des renseignements personnels qu’elle détient au sujet d’une personne. Les exceptions aux besoins d’accès à des renseignements seront limitées et spécifiques, et les raisons justifiant le refus de cet accès seront fournies sur demande. Parmi les renseignements visés par ces exceptions, notons les renseignements qui seraient beaucoup trop coûteux à fournir, les renseignements faisant référence à d’autres personnes, les renseignements qui ne peuvent pas être divulgués pour des raisons de sécurité ou d’intérêt commercial, les renseignements qui ont été obtenus au cours d’une enquête sur une violation de contrat ou une fraude potentielle, ainsi que les renseignements qui sont assujettis au secret professionnel ou au privilège relatif à un litige.

Placements Empire Vie Inc. répondra aux demandes de la personne dans des délais raisonnables et en contrepartie de frais minimes, voire nuls. Les renseignements demandés seront fournis dans une forme généralement compréhensible. Par exemple, lorsque des abréviations ou des codes sont utilisés, une explication sera fournie sur demande. Si la personne demande une copie de tout document se trouvant dans un dossier de Placements Empire Vie Inc., des frais raisonnables pourraient être exigés pour la duplication de celui-ci.

Si une personne parvient à démontrer que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets, Placements Empire Vie Inc. apportera les modifications nécessaires. Selon la nature des renseignements contestés, la modification pourrait prendre la forme d’une correction, d’un ajout ou d’une suppression de renseignements.

Si une plainte n’est pas résolue à la satisfaction de la personne, le fondement de celle-ci sera consignée. La personne pourra aussi ajouter au dossier une déclaration résumant sa position et les documents sur lesquels elle appuie cette position.

Principe 10 : Dépôt des plaintes

Une personne peut protester contre tout manquement à la présente politique auprès de l’agent responsable de la conformité de Placements Empire Vie Inc.

Placements Empire Vie Inc. fera connaître aux personnes qui présentent une demande de renseignements ou qui déposent une plainte le protocole de traitement des plaintes applicable.

Placements Empire Vie Inc. fera enquête sur toutes les plaintes et y donnera suite conformément au protocole de traitement des plaintes applicable du service. Si elle juge que la plainte est fondée, Placements Empire Vie Inc. prendra les mesures appropriées, y compris, la modification de ses politiques et procédures, s’il y a lieu.